Efficiënt samenwerken met je boekhouder

“Een goede boekhouder verdient zichzelf terug”: een slogan die je ongetwijfeld al wel eens hebt gehoord. Om die goede boekhouder te vinden, ga je best niet over één nacht ijs bij het opstarten van een samenwerking. Vertrek steeds vanuit je eigen noden, wensen en verwachtingen om de samenwerking met je boekhouder zo efficiënt en vlot mogelijk te laten verlopen. Met enkele tips en aandachtspunten zetten wij je graag op weg om de boekhouder te vinden die bij jou en jouw zaak past.

Wat verwacht je van je boekhouder?

Taken van de boekhouder

Over het algemeen kunnen we een drietal (mogelijke) taken onderscheiden:

• een bewijskrachtige boekhouding voeren en de nodige fiscale aangiftes verrichten, m.a.w. de wettelijke verplichtingen vervullen, met name qua boekhouding en fiscaliteit;
• boekhoudkundig-fiscale optimalisaties aanreiken;
• de (horeca-)ondernemer begeleiden in alle fasen van de onderneming.

Wat de wettelijke verplichtingen betreft, is het vooral belangrijk om goede afspraken te maken over wie wat doet. Globaal genomen zijn de verwachtingen van de meeste ondernemers hier echter wel gelijkaardig. Op het vlak van de boekhoudkundig-fiscale optimalisaties heeft daarentegen niet iedereen gelijkaardige verwachtingen en wensen. Zo kunnen er bijvoorbeeld verschillen zijn qua mate van risicobereidheid op boekhoudkundig-fiscaal vlak of qua gewenste mate van overleg en afstemming. Een goede matching tussen ondernemer en boekhouder is hier dan ook van groot belang.

Verder kan je boekhouder optreden als begeleider in alle fasen van de onderneming:

• de boekhouding als managementinstrument:
  • hoe frequent wil je kunnen beschikken over financiële informatie die ‘up-to-date’ is?
  • hoe wil je dat er naar jou toe gerapporteerd wordt? Welke posten vanuit de boekhouding, welke ratio’s, … zijn voor jou écht van belang om op te volgen hoe je zaak presteert?
• adviesverlening en ondersteuning op andere vlakken (bv. kredietaanvragen, pensioenplanning/verzekeringen, successie- en vermogensplanning, juridisch, personeelszaken, vennootschapsrecht, aankoop hard- en software, interne processen, strategie, marketing, premies, subsidies…):
  • hoe breed zie je zelf de dienstverlening van je boekhouder? Zie je hem of haar als partner voor boekhouding en fiscaliteit? Is hij of zij ook eerstelijnspartner voor doorverwijzingen? Misschien wel als vast klankbord en gesprekspartner voor het management van je zaak?

Toegevoegde waarde

De (mogelijke) taken die we hierboven opsommen, staan ook in volgorde van toenemende potentiële waarde. Om deze toegevoegde waarde te realiseren, zijn er enkele middelen ter beschikking: de tijd van je boekhouder, jouw tijd en digitale tools. Het is cruciaal om de tijdsbesteding van de boekhouder aan eerstelijnsverwerking van boekhoudkundige documenten te beperken, door maximaal gebruik te maken van digitale tools (en eventueel ook van “jouw tijd”).

Start met voor jezelf duidelijk na te gaan wat je verwachtingen van een boekhouder zijn met betrekking tot de drie (mogelijke) taken.

Wie wordt mijn boekhouder?

Nu je jouw verwachtingen hebt geconcretiseerd, kan je op zoek gaan naar de juiste boekhouder. Er is nood aan een goede “klik” of “match” op persoonlijk vlak, op vlak van je verwachtingen en op technisch/digitaal vlak.

De eerste selectie

Maak een eerste selectie van mogelijke boekhouders. Mond-aan-mondreclame is vaak zeer nuttig, maar mogelijk te nuanceren: net omwille van het feit dat niet alle ondernemers dezelfde wensen en verwachtingen hebben, zal een bepaalde boekhouder ook niet noodzakelijk voor iedereen even geschikt zijn. Daarnaast kan je online zoeken op basis van locatie of sectorspecifieke expertise. Je kunt ook gebruik maken van de zoekmotoren van het beroepsinstituut (www.itaa.be). Bekijk goed de websites van de mogelijke boekhouders. Wat is de omvang, historiek, sectorspecifieke expertise… van het kantoor? Je haalt ook heel wat informatie uit de online reviews.

Leidraad voor de eerste gesprekken

Plan een afspraak in met verschillende boekhouders op hun kantoor en check zeker of deze eerste afspraak “vrijblijvend” is. Bereid je kennismakingsgesprek goed voor. Maak voor jezelf een lijst met alle vragen die je wilt stellen. Let tijdens de gesprekken op volgende aandachtspunten:

• luister vanzelfsprekend naar je gesprekspartner, maar check vooral ook diens luisterbereidheid. Is er aandacht voor jouw wensen, noden en verwachtingen?
• ga in het gesprek ook uit van jouw doelstellingen, bv.:
  • stem jouw verwachtingen af op het vlak van o.m. frequentie van rapportering, “voorzichtigheid”/”agressiviteit” en gewenste begeleiding;
  • vraag een voorbeeld van een (tussentijdse) rapportering;
  • bespreek de flexibiliteit op het vlak van het rekeningplan;
  • peil naar de sectorspecifieke expertise;
  • wat is het netwerk van de boekhouder?
  • voorzie een aantal inhoudelijke vragen;
• vraag naar de interne organisatie van het kantoor: wie zou je dossierbeheerder worden? Zorg dat je zeker ook kan kennismaken met deze perso(o)n(en);
• bespreek de mogelijkheden op het vlak van aanlevering en eerste verwerking van de documenten:
  • wie doet wat?
  • wat kan/moet je zelf doen?
  • vraag een demo;
  • welke begeleiding is voorzien op dat vlak?
  • wat is de impact op de prijszetting?
• aandachtspunten m.b.t. de prijszetting:
  • welk systeem wordt gehanteerd?
  • is er een vlak ereloon per uur of varieert dit naargelang de aard van de prestatie?
  • in geval van een forfaitair systeem: wat is inbegrepen en wat niet?
  • in geval van een systeem van voorschotten: is er een vlotte opvolging mogelijk van de reeds geleverde prestaties?
  • met welke bijkomende kosten dient rekening te worden gehouden, bv. voor het gebruik van software/tools?
  • tracht steeds minstens een indicatie te krijgen van de globale kost op jaarbasis (vermijd dus absoluut om puur op basis van het uurtarief vergelijkingen te maken!)
• vraag naar de volgende stappen als je cliënt zou worden;
• neem even bedenktijd;
• vraag een ontwerpversie van de opdrachtbrief.

Het belang van de opdrachtbrief

De opdrachtbrief is de samenwerkingsovereenkomst tussen boekhouder en cliënt/ondernemer. Het is een verplicht document en zeer belangrijk voor het formeel vastleggen van de onderlinge afspraken, zoals taken/opdrachten die aan de boekhouder worden toevertrouwd, opstartdatum van de samenwerking, wederzijdse rechten en verplichtingen, beroepsaansprakelijkheid van de boekhouder, opzegmodaliteiten, erelonen…

Blijvende optimalisatie van de samenwerking

De samenwerking met je boekhouder is een partnership, een relatie. Net zoals in elke goede relatie is communicatie van groot belang. Communiceer met je boekhouder over wat je goed vindt aan de dienstverlening en wat niet (helemaal) aan de verwachtingen voldoet. Hoe verloopt de samenwerking met je dossierbeheerder? Durf gerust ook zelf tips te geven of voorstellen te doen, maar ga niet zonder meer voort op verhalen van vrienden, familie, collega’s… Blijf werken aan de relatie en vermijd dat je het gevoel hebt dat je boekhouder een kost is.

Heb je nog vragen rond het efficiënt samenwerken met je boekhouder? Neem gerust contact op met ons voor een vrijblijvend gesprek.

Nieuwsoverzicht