Schrijf eens een business plan als goed voornemen

Overal lichtjes, kerstbomen die schitteren achter ramen, ondanks alle online verkopen traditiegetrouw een drukte van jewelste in de winkelstraten én Mariah Carey die luidkeels verkondigt dat ze nog steeds maar één ding wil voor Kerstmis: we kunnen er niet omheen, het einde van het jaar nadert met rasse schreden!

In heel wat sectoren betekent dit dat de werkzaamheden eventjes op een laag pitje worden gezet. Zoals wel vaker vormt de horecasector hierop een uitzondering. Veel mensen willen zich tijdens de feestdagen extra in de watten te laten leggen en volop genieten. En waar kunnen ze daarvoor beter terecht dan in dat uitstekende restaurant, die gezellige brasserie, dat charmante hotel, die knusse B&B en ga zo maar door? Nergens, inderdaad! Dat zorgt er uiteraard wel voor dat de eindejaarsperiode voor heel wat horecaondernemers en hun medewerkers net een extra drukke tijd is. Er moet zelfs nog een tandje bij gestoken worden.

Toch is de jaarwisseling ook voor ondernemers in de horecasector vaak een moment van reflectie. Elk jaareinde is in zekere zin immers de afsluiting van een hoofdstuk; enerzijds wordt er teruggeblikt op de gebeurtenissen in het jaar dat wordt uitgewuifd en anderzijds wordt hoopvol uitgekeken naar het nieuwe jaar dat voor de deur staat. Zo is het ook typisch de periode van de goede voornemens. Wat dat betreft zijn we zo vrij om een suggestie te doen: naast klassiekers als stoppen met roken of meer gaan sporten stellen we voor om van het opmaken van een business plan een goed voornemen te maken. December is tenslotte niet voor niets “Write a business plan-month”!

Misverstanden rond business plannen

Een business plan hoort bij de opstart van een zaak

Rond het opstellen van een business plan of ondernemingsplan bestaan in de praktijk nog steeds enkele misverstanden. Vaak wordt gedacht dat een business plan specifiek gekoppeld is aan het opstarten van een nieuwe zaak of een nieuw project. Uiteraard is het zeker voor een starter van groot belang om het beoogde project door een heel kritische bril te bekijken en uitdrukkelijk stil te staan bij een aantal zaken:

• missie
• visie
• strategie
• positionering
• financiering
• eigen ondernemerskwaliteiten

Wie schuldfinanciering nodig heeft zal als starter meestal een degelijk business plan moeten kunnen voorleggen aan bijvoorbeeld de bank.

Een business plan is een statisch document

Helaas is het zo dat, als er al een business plan wordt uitgewerkt, het vaak ergens in een kast of doos verdwijnt om er vervolgens nooit meer uit te komen. Laat staan dat het plan nadien nog regelmatig wordt bijgewerkt. Natuurlijk zijn er ook op deze regel de nodige uitzonderingen. Over het algemeen leert de praktijk dat er door de vele dagelijkse operationele taken, die natuurlijk “dringender” zijn, nauwelijks tijd overblijft om actief bezig te zijn met de overkoepelende strategie. Die uitdaging is trouwens allesbehalve specifiek voor de horecasector. In heel veel KMO’s slorpen de dagelijkse werkzaamheden in verhouding zo veel tijd op dat er bijna geen ruimte meer is voor aandacht voor de strategische aspecten.

Nochtans kan je het belang van regelmatige aandacht voor het algemene beleid van je horecazaak niet overschatten. In principe zou zowat elke beslissing die je binnen je zaak neemt afgestemd moeten zijn op de missie, de visie en de strategie die je beoogt. Of het nu gaat om de inrichting, de samenstelling van je menukaart, de prijzen die je vraagt, de producten die je aankoopt bij leveranciers, de personeelsbeslissingen die je neemt, de communicatie die je doet op je website of via sociale media, enz. Alles zou in het teken moeten staan van de overkoepelende strategie en van het algemene concept van je zaak. Alleen dan zal het totaalplaatje kloppen en zal je je doelstellingen optimaal kunnen realiseren.

Al die zaken goed op mekaar laten aansluiten is natuurlijk makkelijker gezegd dan gedaan. Net daarom is een business plan zo cruciaal. Dat biedt immers structuur en laat je toe om via het beantwoorden van enkele gerichte vragen je gedachten te ordenen en je zaak kritisch te bekijken. En die kritische houding neemt elke ondernemer, hoe lang men ook al actief is, best zo veel mogelijk aan. “Stilstaan is achteruitgaan”, zegt het cliché, maar zoals in de meeste clichés schuilt daarin een belangrijke grond van waarheid. De omgeving waarin je met je zaak actief bent wijzigt immers voortdurend. Denk maar aan alle technologische ontwikkelingen, veranderende verwachtingen bij je gasten, het opduiken of verdwijnen van concurrenten, enz.

Met dat in het achterhoofd is de dingen op een bepaalde manier blijven doen “omdat het al jaren zo gebeurt” meestal niet de ideale aanpak. Ook bestaande zaken hebben er dus alle belang bij om toch minstens eenmaal per jaar eens de tijd te nemen om aan de hand van het business plan de eigen onderneming tegen het licht te houden en waar nodig bij te sturen.

Een business plan is hetzelfde als een financieel plan

Een tweede misverstand met betrekking tot een business plan is dat het hetzelfde is als een financieel plan. In werkelijkheid is een business plan veel meer dan dat. Het financieel plan is er hoogstens een onderdeel van. Een degelijk en onderbouwd financieel plan opstellen is eigenlijk onmogelijk zonder eerst grondig stil te staan bij de andere managementaspecten:

• de algemene strategie
• de positionering
• de marketing en communicatie
• de interne organisatie
• het personeelsbeleid
• …

Hoe begin je eraan?

Met uitzondering van het opmaken van een financieel plan bij de oprichting van bepaalde vennootschappen, is het opstellen van een business plan geen wettelijke verplichting. Er bestaat dan ook geen vaste structuur voor een business plan. Bovendien zal het belang van de verschillende onderdelen ook deels afhankelijk zijn van de aard van je zaak. Wie aanknopingspunten zoekt voor het opstellen van een business plan kan na een kleine Google-zoekopdracht al snel talrijke nuttige websites terugvinden.

Hoe je je business plan uiteindelijk concreet vormgeeft beslis je dus zelf, maar eigenlijk komt het erop neer dat je voor je zaak toch minimaal de volgende vragen beantwoordt:

• Waar sta je voor met je horecazaak? Waarom heeft je zaak recht van bestaan? Wat voegt je zaak specifiek toe aan “de wereld”?
• Wat wil je concreet bereiken met je zaak? Waar ga je voor? Wat zijn je doelstellingen?
• Hoe wil je je doelstellingen bereiken? Welke grote strategische acties ga je daarvoor nemen?
• Hoe wil je je zaak positioneren? Waarin onderscheidt je zaak zich écht van de andere? Wat zijn de belangrijkste troeven én verbeterpunten van je zaak? Wat zijn mogelijke opportuniteiten én bedreigingen voor je zaak?
• Welke gasten zijn je voornaamste doelgroepen? Wat zijn de verwachtingen van die doelgroepen? Hoe ga je je doelgroepen aanspreken via je marketing en communicatie?
• Op welke manier organiseer je je zaak? Hoe ziet de taakverdeling binnen je zaak eruit?
• Welke financiële verwachtingen heb je? Hoe bepaal je je prijzen? Hoeveel omzet verwacht je te behalen en welke kosten staan daar tegenover? Plan je belangrijke investeringen in de nabije toekomst? Is er extra financiering nodig voor geplande investeringen of voor verwachte liquiditeitstekorten?

Een goed voornemen waard? 

De horecaondernemer die zichzelf en zijn of haar zaak aan de hand van dergelijke vragen regelmatig een spiegel voorhoudt, blijft zich “heruitvinden”. Hij zal tijdig kunnen bijsturen en zal bijgevolg altijd een streepje voor hebben. Een business plan is dus wel degelijk een goed voornemen waard!

Nieuwsoverzicht